Startup okiem prawnika: Najczęstsze błędy w prowadzeniu działalności

Zbyt wczesna lub zbyt późna rejestracja działalności

W materiale „Różne formy prawne działalności” wspomnieliśmy o problemie tego, kiedy należy formalnie zarejestrować swoją działalność. Jest to częsty problem startupowców, który często prowadzi do błędów.

Czekanie z formalizacją zbyt długo może w szczególności spowodować odejście niektórych osób posiadających prawa do elementów projektu, które są chronione (np. prawa autorskie do oprogramowania).

Bałagan we własności intelektualnej

Najczęstszym problemem, z jakim się spotykamy jest to, że człowiek lub spółka, która ma zamiar komercjalizować dany projekt nie ma formalnie praw do niego – przykładowo spółka ma zarabiać na dystrybucji oprogramowania, a nigdy nie nabyła autorskich praw do niego.

To problem tym bardziej dla prawnika bolesny, że można łatwo zapobiec jego powstaniu i bardzo rzadko wynika on z jakichś realnych przeszkód w rozwiązaniu go porządnie. W dodatku stosunkowo łatwo znaleźć informacje, jak zrobić to prawidłowo.

Podstawowe kwestie związane z przeniesieniem praw autorskich:

  • dla przeniesienie praw autorskich w Polsce wymagana jest umowa w formie pisemnej,
  • forma pisemna to podpisanie umowy własnoręcznie (najczęściej na papierze – przepisy nie zakazują innych „nośników”, ale w ciągu 11 lat pracy nie spotkałem się z umową na pergaminie, płótnie czy np. ścianie),
  • formę pisemną można zastąpić jedynie kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
  • nie jest formą pisemną i nie zastępuje jej w szczególności e-mail, inny niż kwalifikowany podpis elektroniczny, faktura, stwierdzenie, że „tak się dogadaliśmy”, fakt, że doszło do zapłaty itd.

Dodatkowo:

  • umowa powinna zawierać kilka kluczowych postanowień, w szczególności wskazanie tzw. „pól eksploatacji”, postanowień dotyczących osobistych praw autorskich i innych szczególnych uprawnień autora (np. autor ma co do zasady prawo sprzeciwić się wprowadzaniu zmian w utworze),
  • w przypadku umowy pomiędzy członkiem zarządu jest specjalna procedura zawierania umowy – spółkę musi reprezentować pełnomocnik wyznaczony przez zgromadzenie wspólników lub rada nadzorcza (w praktyce rzadko powołuje się radę, więc zostaje pełnomocnik). Spółki nie może reprezentować w szczególności inny członek zarządu lub prokurent.

Najczęstsze błędy, które spotykamy to:

  • założenie, że to, co robi członek zarządu staje się własnością spółki od razu. Błąd – nie jest tak,
  • założenie, że sama zapłata powoduje przeniesienie praw autorskich. Błąd – potrzebna jest specjalna umowa,
  • pominięcie zasad zawierania umów z członkami zarządu – powoduje nieważność umowy i brak przeniesienia praw autorskich,
  • zawieranie umów na niesprawdzonych wzorach – np. wzorach umów „pożyczonych” od kogoś innego (często nawet korporacje mają słabe umowy) lub sklejonych z różnych wzorów – o ile zawierają one raczej podstawowe kwestie, to czasem pomijają istotne szczegóły (np. prawo do modyfikacji nabytych utworów),
  • nierozliczenie się z którymś ze współtwórców, którzy opuścili zespół (np. zespół pracuje razem, jedna osoba go opuszcza bez przekazania praw do tego, co stworzyła – później może jednak wrócić z roszczeniami o udział w zysku).

Rozproszenie udziałów

Modne jest wpuszczenie członków zespołu na tak zwane „equity” – dla osób posługujących się bardziej polskimi sformułowaniami chodzi o przyznanie udziałów np. w zakładanej spółce. Niestety, polskie przepisy nie są specjalnie dostosowane do elastycznego działania w spółce z o.o. posiadającej znaczną liczbę wspólników (udziałowców).

Dopiero niedawno zgodnie z przepisami dopuszczono zdalne odbywanie się zgromadzeń wspólników spółki z o.o. (ograniczenie to było oczywiście obchodzone na różne sposoby). I tak ograniczenia Kodeksu spółek handlowych sprawiają, że dalej jest to dość skomplikowane. Z tego powodu inwestorzy nie są skłonni do wchodzenia do spółek ze zbyt dużą liczbą udziałowców.

Drugim problemem jest to, że nawet osoba mająca stosunkowo niewiele udziałów, z którą stracimy kontakt może stanowić duży kłopot w przyszłości. Bez obecności wszystkich wspólników zgromadzenie wspólników nie może odbyć się bez formalnego zwołania – za każdym razem będziemy więc skazani na wysyłanie wezwań i odczekanie 2 tygodni przed odbyciem się zgromadzenia, aby formalnościom stało się zadość. Pozbycie się wspólnika, który przestał się angażować w spółkę jest bardzo trudne i wymaga procesu sądowego, o ile wspólnicy nie przewidzieli jakichś sposobów w umowie wspólników lub umowie spółki (przy czym nawet takie rozwiązania nie zawsze działają pewnie).

Wzorowanie dokumentów na innych jurysdykcjach

Oczywiście w świecie nowych technologii wiele kręci się wokół USA. Istotne jest jednak to, że system prawny Stanów i Polski różni się znacząco – i to bardzo często w kwestiach istotnych dla startupów.

Dotyczy to zarówno kwestii korporacyjnych (niektóre konstrukcje dotyczące spółek popularne w Stanach w Polsce są trudne do wdrożenia w spółce z o.o. – np. convertible bond lub vesting), jak i konstruowania umów i regulaminów.

W Unii Europejskiej, jeżeli chodzi o sporządzanie regulaminów i podobnej dokumentacji, istotne jest uwzględnienie przede wszystkim przepisów o ochronie konsumenta (w relacji B2C – ale w Polsce niedługo również w niektórych relacjach B2B!) oraz o ochronie danych osobowych.

Nie można więc szaleć ze wszelkimi postanowieniami w rodzaju „za nic nie ponoszę odpowiedzialności”, „klient przejmuje całkowitą i wyłączną odpowiedzialność za wszystko, co źle zrobi z usługą do końca wszechświata”. Regulamin ma przede wszystkim służyć spełnieniu obowiązków wynikających z przepisów (chociaż niekoniecznie wystarczy sama treść regulaminu).

Częstym błędem jest niewskazanie dokładnej tożsamości podmiotu – zgodnie z polskim prawem na stronie musi być zawsze informacja o dokładnej nazwie (w przypadku osoby fizycznej – imieniu i nazwisku) i o innych danych przedsiębiorcy. Niewystarczające jest więc podanie jedynie nazwy produktu lub usługi bez identyfikacji startupu, który za nimi stoi.

Brak szczerej rozmowy

Trudno to uznać za błąd jedynie prawny, ale prowadzi on do poszukiwania rozwiązań, które niekoniecznie istnieją. Z upływem czasu zmieniają się lub krystalizują plany, cele i wartości członków zespołu. Ktoś chce mieć czworo dzieci, a ktoś chce dalej pracować po 15 godzin dziennie, ale raz na rok na miesiąc zniknąć z zasięgu, zaszywając się w Bieszczadach. Ktoś inny może potrzebować stabilności pracy na etacie lub zaangażować się w inne projekty. Istotne jest bieżące omawianie tych problemów i uwzględnianie ich w zawartych umowach, tak aby nie czekać aż poziom wzajemnych frustracji doprowadzi do konfliktu, w którym każdy będzie twierdził, że dawał więcej, a dostawał mniej. Umowa spółki, a w szczególności odrębna od niej umowa wspólników (shareholders agreement – umowa zawierana obok umowy spółki), muszą być dokumentami żywymi, które są poddawane rewizjom, nie tylko w związku ze zmieniającymi się przepisami prawa, ale zmieniającą się sytuacją życiową i zawodową członków projektu.

To z pewnością nie wszystkie błędy, jakie można popełnić na początku działalności. Jeżeli ten temat Cię interesuje, zapraszamy do czytania naszego bloga: www.jwms.pl/blog

Autorem artykułu jest Jan Marczyński (prawnik w kancelarii JWMS, jeden z współpracujących z KMS mentorów)

Tekst powstał we współpracy z kancelarią JWMS Jakubowski Wiese Mazgaj Staszek radcowie prawni. To działająca od 2013 r. kancelaria prawna, tworzona przez kilkunastoosobowy zespół radców prawnych, aplikantów i prawników. JWMS wspiera wielu klientów z branży nowych technologii, pomagając im w takich kwestiach jak prawo spółek (właściwe uregulowanie układu pomiędzy założycielami), prawo własności intelektualnej (w szczególności zabezpieczając transfer tych praw) i ochrona danych osobowych.