Nie byłoby projektów bez ludzi, którzy te projekty zrealizują. Więc aby projekt mógł w ogóle ruszyć, trzeba najpierw zabrać na pokład odpowiednie osoby. To od zespołu projektowego i tego, w jaki sposób zostanie zbudowany i następnie prowadzony przez Kierownika Projektu, zależy w dużej mierze to, czy projekt się powiedzie. W tym artykule napiszę nieco więcej o tym, jak zebrać takich ludzi i co zrobić, aby łatwiej było Wam dopłynąć wspólnie do celu.
Z artykułu dowiesz się:
- czym jest zespół projektowy,
- na czym polega budowanie zespołu projektowego,
- jakie mogą być bariery w budowie zespołu i jak możemy je przełamać, aby wzmocnić jego efektywność.
Czym jest zespół projektowy?
Zespół projektowy ma zrealizować wspólny jasno określony cel. W tym przypadku jest to wyznaczony cel projektu, który stanowi główną motywację do działania w zespole. Bez jasno określonego celu nie uda się osiągnąć tego, na czym Ci zależy. Zanim więc zaczniesz budować zespół, zadaj sobie pytanie: Gdzie chcesz dotrzeć i dlaczego? Odpowiedź pozwoli Ci zdefiniować cel (lub cele) projektu. Następnie zastanów się, jakie osoby mogą pomóc Ci ten cel zrealizować. To z nich będzie składał się Twój zespół. Członkowie zespołu projektowego powinni mieć różne, zwykle komplementarne względem siebie role, kompetencje oraz cechy osobowościowe. To właśnie te ostatnie będą decydowały o tym, kto, jaką rolę przyjmie w projekcie.
Dlatego, kiedy chcesz zrealizować dowolny większy projekt, mając jasno określony cel, potrzebujesz zebrać grupę, w której znajdą się:
- osoby, które będą podejmować decyzje na temat kryteriów sukcesu, zasobów i kierunku prowadzenia projektu,
- osoby, z którymi będziesz konsultować określone obszary lub pozyskiwać odpowiednią wiedzę, której Ty i Twój zespół jeszcze nie macie,
- osoby, które zajmą się poszczególnymi zadaniami w ramach tego przedsięwzięcia.
Na czym polega budowanie zespołu projektowego?
Jak mawiał Henry Ford – “połączenie sił jest początkiem, pozostanie razem postępem, a wspólna praca sukcesem.” Umiejętność budowania zespołów staje się coraz ważniejsza. Organizacje coraz częściej rezygnują z hierarchii na rzecz współpracy, a podejście projektowe sprzyja takiemu działaniu. Nawet jeśli jakaś hierarchia istnieje, to w pracy zespołu nie ma ona (lub nie powinna) mieć znaczenia. Ważne są jedynie role, przypisane poszczególnym osobom w projekcie. Zanim zdecydujesz się zaprosić poszczególne osoby do zespołu projektowego, najpierw należy określić, kto (osoba, z jakimi cechami i kompetencjami) tak naprawdę będzie potrzebny do wykonania określonych w projekcie zadań. Do określenia odpowiedzialności w zespole możesz posłużyć się np. macierzą odpowiedzialności RACI. Natomiast w celu dobrania odpowiednich osób do współpracy warto wykorzystać testy osobowościowe. Przykładem jest tzw. Test M.Belbina, który pokazuje jakie cechy dominują u poszczególnych osób. Dodatkowym narzędziem może być RMP (Reiss Motivation Profile), który pomaga poznać osobowość człowieka za pomocą tzw. 16 podstawowych motywatorów życiowych. Następnie trzeba określić przewidywany czas, potrzebny na realizację poszczególnych zadań i zestawić to z dostępnością osób, które profilem pasują do określonych potrzeb w zakresie wcześniej zdefiniowanych ról. Dobrze, jeśli w Twoim zespole znajdą się osoby o różnych cechach osobowości, bo większe zróżnicowanie zwykle wpływa korzystnie na realizację projektu. Dzięki temu masz też większą szansę na uniknięcie tzw. syndromu myślenia grupowego. Jednak budowanie zespołu nie kończy się na zaproszeniu o współpracy odpowiednich osób. Zespół projektowy podlega dalszemu kształtowaniu. Harsley i Blanchard wskazują na 4- fazowy model kształtowania zespołu projektowego, który nazwali cyklem życia zespołu:
1. Formowanie: nowo powstały zespół gromadzi informacje dotyczące projektu i na temat tego, jak projekt będzie prowadzony. Uczestnicy dowiadują się, z kim będą współpracować, jakie nowe obowiązki będą musieli przyjąć itp. Na tym etapie zespół jest w dużej mierze zależny od lidera, który powinien wyznaczyć cel, zadania i role pełnione w grupie. Dobrą praktyką jest, gdy Kierownik Projektu otwarcie informuje członków zespołu o tym, jakie są jego oczekiwania wobec nich i ich ról, jakie chce ustalić zasady pracy zespołowej, narzędzia i techniki oraz sposoby komunikacji. Warto wysłuchać również zdania członków zespołu na temat tych kwestii i dowiedzieć się, na czym im zależy we współpracy.
2. Dostosowanie (inaczej konfrontacja): na tym etapie, po wstępnym rozpoznaniu, może dochodzić do nasilenia konfliktów w zespole i sprzeciwu wobec określonych ról, celów projektu, oczekiwań formułowanych przez kierownika. Wówczas rola lidera powinna skupić się na udzielaniu konsultacji na temat sposobu wykonywanych zadań, zadbania o jasną komunikację, współpracę i integrację zespołu.
3. Unormowanie: kiedy konflikty i krytyczne poglądy na projekt zostaną odpowiednio rozładowane, zaczynają kształtować się pewne normy działania. Dzięki nim członkowie zespołu widzą, czego mogą oczekiwać od siebie nawzajem i jak podejść samodzielnie do realizacji zadań. Na tym etapie lider zespołu staje się dla jego członków partnerem, który powinien skoncentrować swoją uwagę na sprawach interpersonalnych, stanowiąc dobry przykład swoją osobą, pomagając rozwijać i kreować spójność grupy.
4. Pełna integracja: członkowie zespołu działają już zgodnie ze swoimi obowiązkami i zadaniami wytyczonymi w projekcie, wiedzą też czym zajmują się inne osoby w zespole, potrafią skutecznie komunikować się z innymi osobami, wspólnie rozwiązywać problemy i podejmować niezbędne decyzje. Wzajemnie się motywują, dzielą pomysłami i w pełni pokazują swoje możliwości. Lider jest partnerem wspierającym zespół swoim doświadczeniem i stara się tylko w niewielkim stopniu kontrolować proces realizacji celu projektu. Bardzo istotne jest, że pojedyncze osoby w zespole mogą być na innym etapie rozwoju niż reszta zespołu, oraz że cały ten cykl zaczyna się na nowo przy każdej zmianie w składzie tego zespołu.
