Kiedy trzeba zarejestrować firmę?
Problem tego, kiedy zarejestrować działalność może być skomplikowany. Wielu doradców biznesowych odradza zbyt szybkie skupianie się na formalnościach, bo odwraca to uwagę od rzeczy kluczowej, jaką jest rozwój projektu.
Zarejestrowanie działalności wiąże się też z kosztami, w tym stałymi, które trzeba ponosić, nawet kiedy się jeszcze nie zarabia. W szczególności w przypadku spółki, jej przedwczesne założenie często jest nieprzemyślane w zakresie rozdysponowania udziałów, wpuszczenia określonych osób, czy też w ogóle formy prawnej.
Z drugiej strony, jeżeli do rozwoju potrzebujemy inwestycji, to dla inwestora najlepszym dowodem na sensowność projektu są płacący klienci – a jak klient płaci, to konieczne jest, by ktoś rozliczał dochód, a więc musi być jakaś forma zarejestrowanej działalności. Czekanie do ostatniej chwili kończy się często zakładaniem spółki bez przemyślenia, bo „klient chce fakturę” lub „akcelerator tego wymaga”-bo kryterium jest wtedy czas, a nie to, czy sposób rejestracji odpowiada potrzebom założycieli.
Z jednej strony dobrze więc doczekać do momentu, w którym kształt zespołu jest już w miarę pewny, a z drugiej – zacząć działać z wyprzedzeniem, zanim pojawi się nagła potrzeba. Dzięki temu zyskuje się czas, aby przemyśleć ustalenia pomiędzy założycielami.
Jak? czyli sposoby założenia działalności
Na wstępie należy zaznaczyć, że ograniczamy się do form działalności w Polsce. Nie będziemy też wchodzić we wszystkie możliwe rozwiązania, bo jest ich za dużo. Skupimy się na tych, które są faktycznie wykorzystywane w świecie startupów.
Inkubatory przedsiębiorczości
To jeden ze sposób rozpoczęcia działalności bez jej faktycznego założenia. Na podstawie umowy z inkubatorem prowadzi się w jego ramach swój projekt, a inkubator jest prawną „twarzą” operacji – to inkubator wystawia faktury, zawiera umowy itd.
Kluczowe tu są warunki prezentowane przez dany inkubator, w szczególności to, czy mają jakoś opracowany schemat wyjścia z inkubatora na własną działalność. Trzeba też pamiętać, że w przypadku działalności w ramach inkubatora jest się podporządkowanym jego zasadom – np. działowi prawnemu inkubatora w zakresie zawieranych umów – co jest zrozumiałe, bo inkubator musi chronić się przed ryzykiem, ale spowalnia jednak wiele procesów.
Jednoosobowa działalność gospodarcza
To najpopularniejsza z uregulowanych form prowadzenia działalności (chociaż znaczna część osób zarejestrowanych jako przedsiębiorcy to zapewne osoby „samozatrudnione”, pracujące w formie B2B).
Jej największe zalety to elastyczność jeżeli chodzi o kwestie formalne: łatwo się ją rejestruje, łatwo zawiesza, łatwo „likwiduje” (przynajmniej jeżeli w działalności nie ma znacznego majątku), łatwo można zmienić adres. To duże zalety, w szczególności jeżeli nie ma się pewności co do swojego pomysłu na biznes. Stosunkowo prosta i tania jest również księgowość.
Wady to natomiast konieczność comiesięcznego płacenia ZUS i brak jakiegokolwiek ograniczenia odpowiedzialności za zobowiązania związane z działalnością. Trudne jest też pozyskanie inwestora (można rozważać zawarcie jakiegoś rodzaju umowy, ale jednak sytuacja zarówno inwestora jak i przedsiębiorcy jest mniej pewna). Wszystkie osoby poza samym przedsiębiorcą muszą zostać spłacone, bo nie ma możliwości wydawania „udziałów” w jednoosobowej działalności (poza jakimiś eksperymentami prawnymi w rodzaju emitowania tokenów mających być udziałami w osobie).
W świecie startupów w praktyce najczęściej z tej formy korzystają jednoosobowe inicjatywy, „bootstrapowane” (finansowane bez inwestorów), często rozwijane jako poboczna działalność. Używają jej też osoby, które świadczą dla startupów usługi.
Jak założyć jednoosobowa działalność gospodarczą?
Bardzo łatwo: przez Internet, tyle że trzeba mieć konto ePuap. Można też złożyć papierowy wniosek. Nie jest to szczególnie skomplikowane, ale dobrze jest skonsultować szczegóły z księgowym, który będzie nas rozliczał. Link do strony z rejestracją: www.prod.ceidg.gov.pl.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Kluczowa cecha spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest oczywiście wskazana w jej nazwie. Istotne jest jednak to, że ograniczona odpowiedzialność wyłączona jest w przypadku wspólników – członkowie zarządu mogą ponosić odpowiedzialność na podstawie wielu różnych przepisów, w tym po prostu za niezapłacone długi spółki. Odpowiedzialność tę można wyłączyć, ograniczyć, a jej dochodzenie jest długie i bywa skomplikowane, ale należy uwzględniać to ryzyko.
Spółka z o.o. może mieć zarówno jednego, jak i więcej wspólników, a więc właścicieli (udziałowców). Nie wszyscy wspólnicy muszą być członkami zarządu. Z tego powodu jest ona preferowana w przypadku inwestycji – inwestor może bowiem „wejść na udziały” spółki, nie angażując się jednak w bieżące zarządzanie nią. Dla wielu rozpoczynających działalność istotne jest też to, że wspólnicy spółki z o.o. (o ile jest ich więcej niż jeden) nie muszą płacić ZUSu z tytułu posiadania udziałów.
W umowie spółki z o.o. można określić pewne zasady współpracy pomiędzy wspólnikami, ale trzeba pamiętać, że nie ma tu całkowitej swobody. Wiele popularnych konstrukcji jak np. stopniowe wpuszczanie kolejnych wspólników spośród zespołu jest niestety stosunkowo trudne ze względu na formalności (nie da się właściwie wprowadzić np. automatyzmu otrzymywania udziałów).
O ile brak jest obciążenia związanego z ubezpieczeniem społecznym, to generalnie utrzymanie spółki kosztuje więcej – w szczególności droższa jest księgowość. Trzeba też pamiętać o większej liczbie formalności takich jak sprawozdania finansowe czy zgłoszenie spółki do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.
Jak założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością?
Spółkę z o.o. można założyć obecnie przez Internet (tzw. Rejestracja S24) albo zawierając umowę spółki w formie aktu notarialnego i składając papierowy wniosek do sądu.
Forma internetowa jest szybsza, natomiast nie daje zbyt wielu możliwości wyboru w treści umowy spółki (kilka przykładów zapisów, których nie da się uwzględnić w trybie S24 znajdziecie w tym materiale: www.jwms.pl/czego-zrobisz-s24/).
Wiele osób zaczyna w ten sposób, że zakłada spółkę przez serwis S24, a następnie dostosowuje umowę spółki pod siebie, zmieniając ją u notariusza. Kosztuje to trochę więcej, ale pozwala na szybkie zarejestrowanie – wtedy, gdy jest to potrzebne – a potem dostosowanie do indywidualnych wymagań.
Prosta spółka akcyjna
Prosta spółka akcyjna (PSA) miała być odpowiedzią na potrzeby świata startupów w Polsce – z jednej strony miała pozwalać na pewne rozwiązania, które trudno jest wprowadzić w spółce z o.o. (np. warunkowe podnoszenie kapitału pozwalające na programy przyznawania akcji członkom zespołu), a z drugiej być tańsza niż spółka akcyjna (która ma np. minimum 100.000,00 zł kapitału zakładowego).
Niestety, wejście w życie możliwości jej utworzenia zostało przesunięte z marca 2020 roku na marzec roku 2021 . Bardzo liczymy na to, że przepisy wejdą w życie – w szczególności, że współtwórcą przepisów o PSA jest jeden ze wspólników kancelarii JWMS – dr Marcin Mazgaj. Pewności, że tak będzie niestety nie ma. Więcej informacji o PSA możecie znaleźć w materiale na blogu naszej kancelarii: www.jwms.pl/p-s-a-prosta-spolka-akcyjna.
Jak założyć prostą spółkę akcyjną?
Po pierwsze, trzeba poczekać do marca 2021. Jeżeli przepisy wejdą w życie w tym kształcie, w jakim są obecnie, PSA będzie można założyć albo przez Internet albo w formie aktu notarialnego.
Inne formy
W Polsce, poza wskazanym powyżej, mamy cały zestaw spółek osobowych, które jednak nie są popularne wśród startupów ze względu na konieczność comiesięcznego płacenia ZUS oraz mniejsze zainteresowanie inwestorów wchodzeniem w takie spółki. Konstrukcja „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa” jest stosunkowo często wykorzystywana jako sposób zaoszczędzenia na podatkach, jednakże niektóre ostatnie zmiany podatkowe powodują mniejszą opłacalność tego rozwiązania, zwiększając z kolei ryzyko z nim związane.
Spółka Akcyjna, chociaż daje dużo możliwości pozyskiwania kapitału (w tym poprzez wejście na giełdę), jest bardzo sformalizowana i droga w utrzymaniu, stąd też nie jest zbyt często stosowana.
Jeżeli potrzebujesz merytorycznego wsparcia w dopasowaniu najkorzystniejszej formy działalności do specyfiki Twojego projektu i minimalizacji ryzyk związanych z Twoją branżą – wejdź na stronę www.jwms.pl/kontakt i napisz do nas.
Autorem artykułu jest Jan Marczyński (prawnik w kancelarii JWMS, jeden z współpracujących z KMS mentorów)
Tekst powstał we współpracy z kancelarią JWMS Jakubowski Wiese Mazgaj Staszek radcowie prawni. To działająca od 2013 r. kancelaria prawna, tworzona przez kilkunastoosobowy zespół radców prawnych, aplikantów i prawników. JWMS wspiera wielu klientów z branży nowych technologii, pomagając im w takich kwestiach jak prawo spółek (właściwe uregulowanie układu pomiędzy założycielami), prawo własności intelektualnej (w szczególności zabezpieczając transfer tych praw) i ochrona danych osobowych.
